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jeudi, 29 mai 2014 00:00

Comment sont gérés les fonds de l'association

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Grâce aux cotisations versée par les adhérents et à travers ses activités (vente de boissons et des recettes de billetterie, machines à laver, etc.) l'association est en mesure de se financer. Comme dans toute association la collecte et l'utilisation de ces fonds se fait selon des règles bien précises qui assurent la transparence du fonctionnement de l'association :

 

Les différents acteurs

 

Le rôle du trésorier

 

Le trésorier et son adjoint sont chargés d'assurer la gestion quotidienne des fonds de l'association. Ils sont responsables de la collecte régulière des fonds et du dépôt de ceux-ci en banque. Ils sont responsables de la gestion des comptes bancaires de l'association et de l'exécution des dépenses votées par le conseil d'administration. Les trésoriers assurent uniquement la gestion financière  de l'association cela veut dire qu'il ne décident pas eux-mêmes des dépenses à effectuer (cela revient au conseil d'administration). La trésorerie est responsable de sa gestion des finances de l'association devant les adhérents et devant la loi. C'est pourquoi lors de chaque assemblée générale un bilan financier doit être présenté par la trésorerie et validé par les adhérents. D'autre part le président de l'association et le contrôleur de gestion ont la possibilité de consulter les relevés de comptes et les documents comptables de l'association.

 

Le contrôleur de gestion

 

Ce poste est rarement pourvu il reste néanmoins important. Le rôle du contrôleur de gestion est de vérifier la gestion des comptes de l'association par les trésorier et de reporter toute anomalie au conseil d'administration. 

 

La collecte des fonds

 

Les adhésions

 

Un des deux trésorier ou un bénévole est responsable de la gestion des adhésions. Il traite régulièrement les demandes déposées à l'accueil de la résidence. Chaque adhésion est consignée dans un fichier et les fonds sont régulièrement déposés en banque.

 

Les recettes

 

La trésorerie passe régulièrement récupérer les recettes des différents clubs de l'association. Une fiche de dépôt est remplie par le trésorier afin de laisser une trace de l'origine des fonds. Ceux-ci sont ensuite déposés en banque. Dans le cas du foyer les comptes sont effectués après chaque soirée importante.

 

La validation des dépenses

 

Dépenses de moins de 200€

 

Elles sont autorisée directement par le trésorier si il le souhaite. Ces dépenses ne requièrent pas de vote du CA car elles sont considérées comme des dépenses de fonctionnement. Cette distinction permet à l'association de fonctionner normalement entre deux CA sans être bloquée à cause d'une petite dépense.

 

Dépenses de plus de 200€

 

Dans ce cas le vote du conseil d'administration est obligatoire. Un projet doit être présenté au CA par le club, ou le bénévole motivé. Ce projet doit comporter un budget qui sera voté ou non par le CA. Son acceptation dépends aussi des finances de l'association et donc de l'accord du trésorier.

 

Dépenses de fonctionnement du Foyer

 

Par son fonctionnement particulier certaines dépenses régulières de foyer dépassent amplement les 200€. Pour pouvoir assurer l'approvisionnement régulier en boissons et fournitures le trésorier est autorisé à valider ce type de dépenses sans consultation du CA. Si la gestion du foyer ne convient pas au CA ou au Bureau cette possibilité peut être suspendue.

 

Les remboursements

 

Il arrive régulièrement que les frais soient avancés par les bénévoles. Dans ce cas il est possible pour eux de se faire rembourser selon le moyen de leur choix à condition d'avoir respecté les conditions suivantes :

  • Avoir obtenu l'accord du trésorier avant d'effectuer l'avance de la dépense (même si la dépense à été votée en CA)
  • Fournir une facture de la dépense
  • Remplir un formulaire de remboursement qui sert de trace pour la comptabilité.

 

 

Si une de ces trois conditions n'est pas remplie le trésorier ne pourra pas rembourser le bénévole. Ce fonctionnement permet de garantir la transparence de la gestion des fonds et d'éviter tout détournement.

 

A aucun moment les responsables et bénévoles de l'association ne peuvent se voir confier une quelconque somme d'argent par la trésorerie sans qu'il y ait établissement d'un document comptable justifiant ce versement.

 

Lu 1167 fois Dernière modification le jeudi, 29 mai 2014 17:28

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